Deelnemersreglement - Ride for Life

U kunt dit reglement HIER downloaden als PDF.

Artikel 1. Algemene bepalingen

Het Evenement waaraan Deelnemer deelneemt draagt de naam Ride for Life.
De organisatie van dit Evenement is in de hobby-sfeer en privé-domein van Hans ten Hage; de Organisatie als zodanig vermeld is derhalve geen zakelijk rechtspersoon.
In dit Evenement fietsen Deelnemers in groepen van maximaal 8 personen een route naar keuze die vooraf bij inschrijving is gemaakt. De routes worden met de grootst mogeljke zorg samengesteld en de lengte zal niet meer dan 7,5 % afwijken.
Deelname is alleen mogelijk indien op tijd vooraf het aangegeven inschrijfgeld is betaald door Deelnemer aan Organisatie.
Met betaling doet Deelnemer afstand van welke aansprakelijkheid danook jegens Organisatie.
Deelname aan het Evenement is volledig voor eigen risico van Deelnemer.
De inschrijfgelden van de Deelnemers worden enkel aangewend voor kosten voor het evenement. Alles wat eventueel overblijft wordt gedoneerd aan Duchenne Heroes en komt daarmee terecht bij de foundation van het Duchenne Parents Project.
Organisatie streeft ernaar om gemiddeld per Deelnemer 10 euro over te houden voor dit mooie goede doel. Dit doel kan enkel worden behaald door het aantrekken van sponsoren die grotendeels de kosten dragen voor de benodigde faciliteiten. Organisatie spant zich hiervoor uitermate in; te allen tijde zijn transparante cijfers opvraagbaar.
Na betaling is retournering van het inschrijfgeld niet mogelijk.
Indien onverhoopt het evenement wordt geannuleerd (bv door overmacht igv extreem weer danwel voorspellingen daartoe) zal er een nieuwe datum worden ingepland.
Indien er voldoende sponsoren zijn aangetrokken, krijgt iedere debuterende deelnemer een wielershirt van Ride for Life cadeau (enkel in de editie Zuid-Limburg). Dit shirt wordt niet van het inschrijfgeld van Deelnemer betaald dus hier kan door Deelnemer niet op voorhand aanspraak op worden gemaakt, evenals de faciliteiten die worden gedragen door sponsoren.
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de Organisatie.
De bepalingen in dit reglement gaan uit van een situatie onder normale omstandigheden, zonder landelijke maatregelen die gelden bij bijvoorbeeld epidemieën. Want als we als samenleving last hebben van dergelijke maatregelen zoals bijvoorbeeld in de tijden van Corona, dan moeten we onszelf zowel als Organisatie als Deelnemers hieraan aanpassen. In artikel 9 staat beschreven tot welke aanpassingen dit leidt en wat er eventueel anders is.

Artikel 2. Route en het berijden daarvan onderweg

De route is niet bewegwijzerd dus het is voor een geslaagde dag een cruciale randvoorwaarde dat er genoeg Deelnemers zijn die bij inschrijving te kennen geven dat ze op de dag van het evenement een GPS-apparaat bij zich hebben.
De Deelnemers die dit hebben kenbaar gemaakt, ontvangen vanuit Organisatie uiterlijk 4 dagen voorafgaand aan het Evenement per mail de GPX-bestanden van de door hen gekozen route. Deze Deelnemers, de zogeheten Navigatoren, hebben zelf de verantwoordelijkheid om deze GPX-bestanden voor aanvang van het Evenement in hun GPS-apparaat te laden en om hierin opgeladen batterijen te hebben tijdens het Evenement.
De Deelnemers zijn vooraf ingedeeld in teams van maximaal 8 deelnemers, zodanig dat er in elk team altijd tenminste één Navigator meerijdt. Iedere Navigator dient dan ook uiterlijk 2 dagen voorafgaand aan Evenement per mail definitief te bevestigen of/dat de GPX-bestanden van de door hem/haar gekozen route in zijn/haar GPS-apparaat staat ingeladen.
Soms bestaat een team uit meerdere Navigatoren. Zij kunnen op de dag van Evenement onderling afstemmen wie er vooraan rijdt en wie er wat meer naar achteren rijdt voor het geval de groep onverhoopt uiteen breekt, bijvoorbeeld door pech onderweg of tijdens een zware klim. Meerdere Navigatoren is dus geen overbodige luxe.
Omdat de route niet is bewegwijzerd dient ieder team bij elkaar te blijven gedurende de tocht. Dit is een verantwoordelijkheid voor iedere Deelnemer afzonderlijk.
Er is per team altijd één Deelnemer die de taak van Coördinator krijgt toebedeeld. De Coördinator heeft als voornaamste taak om te zorgen dat het team bij elkaar blijft. Dit kan het beste door in de achterhoede van de groep te blijven. Verder ziet hij/zij toe op de ongeschreven wielerwetten: bergop en bergaf rijdt iedereen zijn/haar eigen tempo, maar op het vlakke rijdt de groep aaneengesloten. Verder schakelt de Coördinator gedurende de dag geregeld met de Navigator(en) en vice-versa, ook onderweg bv met seinen over en weer.
Voor een optimale beheersbaarheid én veiligheid is het Deelnemer niet toegestaan van de route af te wijken, m.u.v. de situaties zoals beschreven in artikels 2.6 en 2.7.
Organisatie controleert meermaals de route vooraf en doet haar uiterste best om te anticiperen op eventuele wegwerkzaamheden. Mochten er op de dag van het Evenement onverhoopt alsnog wegomleggingen voorkomen op de route, dan ontstaat een situatie van overmacht en zal degene die dit als eerste bemerkt daar direct melding van maken.
De Organisatie zal hier dan melding van maken via Whatsapp (zie artikel 4.4), indien nodig aangevuld met instructies over routeomleiding en hoe/waar terug op de route te komen.
Mocht een Deelnemer toch onverhoopt zijn verdwaald, dient deze direct de Organisatie te informeren. Hij/zij kan er dan voor kiezen om met hulp van Google Maps rechtstreeks te fietsen naar het eerstvolgende checkpoint, dat vooraf door Organisatie is gecommuniceerd zoals beschreven in artikel 4.3. Indien dit onverhoopt niet mogelijk is, dan dient Deelnemer bij voorkeur te bellen en vervolgens zijn/haar locatie te delen via Google Maps.

Artikel 3. Veiligheid en openbare orde

De route is niet alleen toegankelijk voor Deelnemers van het Evenement. Deelnemers dienen daarom rekening te houden met ander verkeer en zich te houden aan de verkeersregels.
Deelnemers waken over hun eigen veiligheid en over de veiligheid van anderen.
Het dragen van een helm is verplicht.
Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor het waken over hun eigendommen.
Toch proberen Organisatie en haar vrijwilligers de zones waarin fietsen staan opgesteld op de start-/finishlocatie zoveel als mogelijk geclusterd in de gaten te houden cq te bewaken.
Deelnemers worden geacht geen schade toe te brengen aan de natuur of afval weg te gooien.
Deelnemers zijn gehouden aanwijzingen van de Organisatie, haar vrijwilligers en de openbare orde op te volgen.
Deelnemers worden uitdrukkelijk verzocht om op tijd aanwezig te zijn conform de door Organisatie vooraf gecommuniceerde programmatijden. Indien Deelnemer zich te laat meldt, kan geen aanspraak meer worden gemaakt op faciliteiten zoals omschreven in artikels 5 en 6.
Net als de Tour van Mart Smeets wacht de Ride for Life dus op niemand.
De Organisatie kan besluiten om de route aan te passen, te verkorten of de tocht geheel af te breken indien de (veiligheids-)situatie dit, naar oordeel van de Organisatie, noodzakelijk maakt. Informatie hierover en zonodig instructies zullen door Organisatie kenbaar worden gemaakt zoals beschreven in artikel 4.4.

Artikel 4. Informatie voorziening via Whatsapp-verzendlijst

Deelnemers dienen er voor te zorgen dat ze gedurende het Evenement de mobiele telefoon bij zich hebben met het nummer dat ze bij inschrijving hebben aangegeven. Deze (opgeladen) telefoon moet voorzien zijn van de applicatie Whatsapp en dient een internetverbinding hebben die ook werkt in het buitenland.
Deelnemer dient uiterlijk 2 dagen voorafgaand aan het Evenement het mobiele nummer van Organisatie (00.31.621.210.120) als apart contact te hebben opgeslagen in de mobiele telefoon die Deelnemer op de dag van het Evenement bij zich heeft. Zonder opgeslagen contact zal Deelnemer geen der belangrijke berichten via Whatsapp kunnen ontvangen van Organisatie.
Organisatie deelt voorafgaand aan het Evenement via Whatsapp de belangrijkste telefoonnummers (van de mecaniciens en de EHBO-ers) en de locaties van de checkpoints onderweg.
Tijdens het Evenement kunnen door Organisatie via Whatsapp berichten worden gedeeld indien, naar het oordeel van de Organisatie, de informatie daarvan bevorderlijk kan zijn voor het welzijn en veiligheid van een aantal Deelnemers.
Organisatie is niet aansprakelijk voor het missen van communicatie (alsmede de eventuele gevolgen daarvan) door Deelnemer, hetgeen onder meer kan voorkomen indien Deelnemer zich niet heeft gehouden aan de bepalingen zoals genoemd in artikel 4.1 en 4.2.

Artikel 5. Facilitering gedurende het Evenement vanuit Organisatie

Deelnemer meldt zich direct na aankomst op de start-/finishlocatie bij de check-in-zuil.
Hier bevestigt Deelnemer zijn/haar aanwezigheid en ontvangt Deelnemer zijn/haar startnummer en een korte briefing (voor zover niet vooraf al schriftelijk gecommuniceerd door Organisatie) over waar Deelnemer terecht kan voor een aantal primaire zaken zoals toilet, cloakroom, buffet en evt. kleedruimte (let op: er is beperkte beschikbaarheid voor Deelnemers om zich ter plaatse nog om te kleden).
Deelnemer dient het startnummer duidelijk zichtbaar te dragen op de rechter bovenarm. Bij de finish dient deze direct te worden gerestitueerd aan de Vrijwilliger van dienst.
Per team van maximaal 8 Deelnemers is er één Coördinator, met startnummer eindigend op 0. De Coördinator heeft als voornaamste taak het team bij elkaar te houden, zie artikel 2.4.
Per team van maximaal 8 Deelnemers zijn er één of meerdere Navigatoren, waarvan één herkenbaar aan startnummer eindigend op 1. De Navigator heeft zelf vooraf de benodigde GPX-bestanden ingeladen in zijn/haar GPS-apparaat waarmee het team dus op hem/haar kan rekenen, zie ook artikel 2.2.
Deelnemers dragen zelf zorg voor goede kleding, materiaal en schoeisel voor elk type weer.
Organisatie zet zich in om de Deelnemers zo goed als mogelijk te faciliteren;
met eten en drinken en sanitair (artikel 6), met EHBO (artikel 7) en met 1 of meerdere mecaniciens.
Bij pech onderweg dienen de Deelnemers zelf de basisreparaties uit te kunnen voeren; in overige gevallen dient men te bellen met de mecanicien. De mecanicien zal proberen om zo snel mogelijk ter plaatse te komen. Met de mecanicien kan rechtstreeks worden afgerekend; hij rekent alleen evt. materieel (tegen vriendelijke prijzen), dus geen arbeidsloon. Desgewenst noteert de mecanicien het rugnummer en het bedrag en kan dit later alsnog worden verrekend met Deelnemer via Organisatie.
De Deelnemers worden dus aangemoedigd om zelf in hun team te zorgen voor complementaire aanwezigheid van de materialen benodigd voor eerste hulp bij eenvoudige reparaties die men zelf kan doen.
Om met alle vrijwilligers en hulpdiensten de Deelnemers zo goed mogelijk te kunnen servicen onderweg, wordt gewerkt met de tracing-app Life360. Hierin zitten alle hulpdiensten plus één Deelnemer per team. Deelname aan deze app is verplicht en vooraf wordt met elk team in overleg getreden welke Deelnemer per team hiervoor wordt aangewezen. Vervolgens wordt diegene ca. 1 week van tevoren een handleiding gestuurd met duidelijke instructies en nuttige tips, zodat dit door de betreffende Deelnemer tijdig voor het Evenement kan worden getest. Life360 is enkel effectief als alle teams én vrijwilligers dit adequaat gebruiken. Als dat lukt, kan dankzij het gebruik van Life360 iedere Deelnemer gedurende de hele tocht zien waar en hoe dichtbij de verschillende hulpdiensten zijn, wat ten goede komt aan de veiligheid en efficiëntie.

Artikel 6. Melding op checkpoints en voorzieningen t.b.v. eten/drinken/sanitair

Bij aanvang voor de start ontvangt Deelnemer koffie/thee met verse taart/vlaai.
Op checkpoint 1 ontvangt Deelnemer 1 banaan, 1 krentenbol, 1 fles water en 1 blikje sap.
Op checkpoint 2 ontvangt Deelnemer 1 kop soep, koffie/thee, melk/jus/cola en 3 belegde broodjes.
Hier zijn ook toiletten aanwezig en een kraan zodat Deelnemer zijn/haar bidon kan bijvullen.
Onderweg op checkpoint 3 ontvangt Deelnemer 1 energiereep, 1 fles water, 1 fles sportdrank én een blikje Coca-Cola.
Op alle drie de checkpoints wordt gezorgd voor een toilet en kraan binnen afzienbare afstand, zodat Deelnemer zijn/haar bidon kan bijvullen.
Op alle drie de checkpoints en ook aan de finish meldt Deelnemer bij aankomst zijn/haar startnummer bij de betreffende vrijwilliger van de Organisatie.
Eventueel kan de betreffende Coördinator integraal de aanwezigheid van het voltallige team melden namens alle Deelnemers in zijn/haar team.
Na de finish krijgt iedere Deelnemer 3 consumptiebonnen. Deelnemers kunnen een drankje halen in de bar en desgewenst gebruik maken van de (gelimiteerde) mogelijkheid tot douchen in één van de hotelkamers. Mocht u willen douchen dient u dat eerst te melden aan de betreffende vrijwilliger van de Organisatie. U krijgt dan te horen naar welk nummer douche u kunt gaan en of daar al plaats is.
Omstreeks 17.00 of eerder wordt het dinerbuffet geopend, meestal bestaande uit pasta met sauzen naar keuze, een (maaltijd-)salade en stokbrood/kruidenboter.
In geval van eventuele allergieën of diëetwensen dient Deelnemer dit uiterlijk 72 uur voor aanvang van het Evenement kenbaar te maken aan Organisatie.
Afhankelijk van de route kan Organisatie besluiten om de genoemde spijs en drank in artikels 6.2 t/m 6.4 net iets anders te verdelen, doch zodanig dat er per saldo niets ontbreekt.

Artikel 7. Medische verzorging (EHBO)

De Organisatie van het Evenement draagt zorg voor de aanwezigheid van 2 of meer vrijwilligers die gediplomeerd zijn m.b.t. eerste hulp bij ongelukken. Hieronder wordt verstaan het verrichten van eerste hulp of het plegen van noodinterventies.
Als een Deelnemer lichamelijk letsel oploopt, wordt hier altijd melding van gemaakt via het conform artikel 4.3 vooraf door Organisatie gegeven noodnummer, door Deelnemer zelf of anders tenminste door één van de mede-deelnemers.
Een Deelnemer mag nooit alleen achterblijven op de route. Als iemand door bijvoorbeeld verwondingen of uitputting niet verder kan, is een mededeelnemer verplicht hulp in te schakelen van de EHBO post en bij het slachtoffer te blijven. Het slachtoffer mag niet zonder toestemming van de hulpverlening worden verplaatst als het gaat om ernstig letsel.

Artikel 8. Privacy

Gedurende het Evenement kunnen door Organisatie en/of haar vrijwilligers foto’s en/of video’s worden gemaakt. Primair met als doel om deze achteraf te delen met de Deelnemers.
Mocht u wensen dat dit beeldmateriaal niet wordt gedeeld met derden anders dan met de Deelnemers, dan kunt u dit tijdig schriftelijk kenbaar maken aan Organisatie.

Artikel 9. Aanpassingen en maatregelen in tijden van crises door epidemieën

Mits de actuele situatie van de volksgezondheid in relatie tot epidemieën daar aanleiding toe geeft, zal de Ride for Life plaatsvinden in aangepaste vorm, met inachtneming van de voorgeschreven maatregelen door de overheden. In dat geval gelden onderstaande artikels.
Iedere Deelnemer is zelf verantwoordelijk zich te houden aan de RIVM-voorschriften inzake hygiëne en preventie, waaronder verplichte absentie in geval van klachten met de omschreven symptomen.
Bij het niet naleven van artikel 9.2 is Deelnemer zelf aansprakelijk voor evt. gevolgen hiervan.
Organisatie zorgt voor voldoende ruimte op de start- en finishlocatie om het voor de Deelnemers mogelijk te maken om zelf de anderhalve meter afstand in acht te kunnen nemen, indien de Corona-maatregelen van dat moment dat voorschrijven.
Om het aantal ‘bewegingen’ en evt. opstoppingen te minimaliseren, zorgt de Organisatie voor verspreide opstellingen/zuilen/stands waar Deelnemers terecht kunnen als ze bijvoorbeeld hun bagage willen afdroppen/ophalen. Eén van de vrijwilligers loopt dan heen en weer naar de cloakroom. Ook als Deelnemer zich wil omkleden/douchen, krijgt hij van de vrijwilliger te horen in welke hotelkamer er op dat moment plek is.
Zolang de door overheden voorgeschreven maatregelen in relatie tot Covid-19 gelden, zijn er mogelijk geen buffetten. In dat geval krijgt iedere Deelnemer zowel bij ontvangst als het diner het eten uitgeserveerd door één van medewerkers ter plaatse van de finishlocatie.
Op de checkpoints 1 t/m 3 zal ontsmettingsgel met tissues aanwezig zijn. Deelnemers dienen hiervan gebruik te maken alvorens zich verder te kunnen begeven op deze checkpoints.
Eventueel gebruik van douche-gelegenheid is voor eigen risico van Deelnemer, want Organisatie kan niet garanderen dat de doucheruimtes in de hotelkamers tussen ieder gebruik opnieuw geheel zijn ontsmet. Wel krijgt iedere douchende Deelnemer vooraf vanuit de vrijwilliger een grote plastic zak mee om de gebruikte en/of bezweten kledij direct in te doen, zodat de hotelkamer hier verder van verschoond blijft.
In tijden van Corona worden de Deelnemers vooraf ingedeeld in teams van een kleinere groepsgrootte dan vermeld in artikel 2.2. De gehanteerde maximale groepsgrootte hangt af van de op dat moment geldende bepalingen.
In tijden van Corona liggen de deelnemersaantallen lager en daarmee ook de inkomsten. Tegelijkertijd maken alle door Organisatie extra getroffen maatregelen dat er meer mankracht nodig is aan vrijwilligers, die zich weliswaar belangeloos en onbezoldigd inzetten, maar die net als u ook de gehele dag van eten en drinken worden voorzien. De ervaring leert dat dit betekent dat er van het inschrijfgeld per deelnemer gemiddeld iets minder overblijft voor Duchenne dan het vermelde streefbedrag.
Mochten er beperkende maatregelen zijn die resulteren in lagere maximum aantallen deelnemers, dan is er op voorhand goed nagedacht over hoe we dan zo eerlijk mogelijk de toegewezen startplaatsen ietwat zullen afschalen, evenredig verdeeld over alle invitaties. Alle sponsoren worden vooraf hierin gekend.

Reglement voor Deelnemers en Organisatie omtrent Evenement